Recordkeeping

Registrar

Mantener registros precisos y completos es más que un requisito legal, es una buena práctica comercial.

¿Hemos documentado lo que se ha hecho para prevenir la pérdida de la audición inducida por el ruido?

  • Hearing Loss Prevention Program

    Cuando los empleadores documentan la manera y el momento en que implementaron cada uno de los elementos de un programa de prevención de pérdida auditiva, pueden estar mejor preparados para demostrar el cumplimiento de las normas correspondientes.

    Además, los registros apropiados pueden funcionar como evidencia para ayudar al empleador a realizar un seguimiento preciso de la audición de los empleados a lo largo del tiempo y, si es necesario, registrar los casos de pérdida de la audición inducida por el ruido relacionada con el trabajo en el registro de lesiones y enfermedades de la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional; además, el empleador puede responder a los reclamos de indemnización de un trabajador.


Aportes clave

    • La documentación adecuada de los pasos realizados para prevenir la pérdida de la audición inducida por el ruido brinda beneficios tanto para el empleador como para el trabajador expuesto al ruido.
    • Los registros completos y precisos son necesarios para determinar si los desplazamientos del umbral estándar están relacionados con el trabajo.
    • La NOM-011-STPS requiere que mantengan registros de medición de exposición y pruebas de audiometría como parte del programa de conservación auditiva y que estén a disposición cuando sea necesario.
    • El mantenimiento de registros adecuado facilita a los empleadores la evaluación de la efectividad de los Programas de prevención de pérdida auditiva.
    • Desplazamiento del umbral estándar registrable

    • Desplazamiento del umbral estándar

Introducción al mantenimiento de registros

  • Muchas empresas adoptan la filosofía de "documentar todo", mientras que otras guardan registros de lo necesario solamente. A pesar del esfuerzo adicional que requiere documentar todas las acciones realizadas para reducir la exposición del empleado al ruido peligroso, la documentación puede ayudar a reforzar la capacidad del empleador para demostrar la efectividad del programa de conservación de la audición en caso de una inspección, auditoría o evaluación del programa.

  • Evalúa si los registros del programa de conservación auditiva se guardarán de forma electrónica, en papel o ambas y si se conservarán en una base de datos central o en cada ubicación. Un proceso bien definido que se siga de forma coherente ayuda a reducir la posibilidad de perder registros y puede incrementar la utilidad de los datos.

  • Para cada tipo de información incluida en los registros de Programa de Conservación Auditiva, el empleador debe decidir quién será la persona responsable de capturar los datos y quién podrá verlos una vez que estén guardados. Limitar el acceso a los registros a aquellos que deban revisar los datos por cuestiones de gestión del programa ayuda a reducir la posibilidad de comprometer los registros de algún modo o de que se borren o modifiquen los datos de forma inadvertida.

  • Dado que los registros del programa de conservación de la audición incluyen información médica confidencial, se recomienda protegerlos para ayudar a garantizar la privacidad de los trabajadores y asegurarse de que solo las personas con las credenciales correctas tengan acceso a los datos confidenciales. Además, como existen normas de privacidad de la salud y los datos que regulan el almacenamiento, el acceso o la transmisión de la información, debes asegurarte de comunicarte con tu asesor legal para garantizar el pleno cumplimiento con dichas reglas y normas.


¿Qué se necesita para establecer un programa de conservación auditiva?
  • NOM-011 STPS pide los siguientes registros

    La documentación del programa de conservación auditiva debe de mostrar la información durante los últimos 5 años.

    Los registros que se deben de mantener son los siguientes:

     
    • Los estudios de reconocimiento, evaluación y determinación de los NSA, NSCEA,T, NER y NPA, conforme a lo establecido en la norma
    • Cálculos, entrenamientos y supervisión de el equipo de protección auditiva, conforme a lo señalado en la norma.
    • Programa de capacitación y adiestramiento
    • Todos los documentos referentes a la vigilancia a la salud conforme a lo que estabelce la norma.
    • Medidas técnicas y administrativas de control adoptadas, incluyendo los estudios solicitados en la norma
    • Conclusiones
    • Todos los documentos referentes a la medición de espacios con ruido, así como los registros de vigilancia de salud que se indican en la norma

Nociones básicas del mantenimiento de registros

Los beneficios que se obtienen cuando los empleadores registran cuidadosamente las acciones para prevenir la pérdida de audición son, en gran parte, proporcionales a la exactitud, integridad y accesibilidad de los documentos.


Nociones avanzadas

  • Conservación de registros
    El Instituto Nacional para la Seguridad y Salud Ocupacional recomienda que los registros de mediciones de exposición a ruidos y pruebas auditivas se conserven durante el período de empleo más 30 años.

    Considera conservar otros registros durante el mismo período, incluidos aquellos relacionados a los siguientes temas:


    • Capacitación del empleado
    • Prueba de ajuste del protector auditivo
    • Proyectos de control de ruido
    • Resultados de otoscopia
    • Certificación del técnico en audiometría

     

  • Privacidad de la información médica
    En EE. UU., la Ley de Transferencia y Responsabilidad de Seguro Médico especifica cómo proteger la información médica y cómo los empleadores y los proveedores de atención médica pueden compartir la información médica confidencial. Las normas de privacidad de la Ley de Transferencia y Responsabilidad de Seguro Médico se aplican cuando los empleadores comparten información médica personal que se puede identificar, como resultados de prueba de audiometría, con otras entidades, como proveedores de atención médica y planes de salud. En México existen leyes de protección de la información que también deben de vigilarse.

¿Has tenido esto en cuenta?

    • Realizar auditorías periódicas para detectar vacíos en los registros del programa
    • Crear una base de datos central de documentos del programa de prevención de pérdida auditiva de todas las ubicaciones de tu empresa para permitir el acceso a personas clave
    • Establecer un sistema de solicitud de documentación para que las personas que necesiten revisar registros clave tengan acceso
    • Asegurar los datos de audiometrías con copias de seguridad de rutina, almacenamiento a largo plazo y acceso

  • NOTA IMPORTANTE: Esta información está basada en requisitos actuales seleccionados de Estados Unidos. Hay requisitos locales o nacionales que pueden ser diferentes. Consulta siempre las Instrucciones para el usuario y cumple las leyes y normas locales. El sitio web contiene información general y no se deberá confiar en esta para tomar decisiones específicas. Leer esta información no certifica competencia en seguridad y salud. La información tiene vigencia a partir de la fecha de publicación y los requisitos pueden modificarse en el futuro. No se deberá tener en cuenta la información de forma aislada, ya que el contenido, por lo general, está acompañado de información adicional o complementaria. Se deben seguir todas las leyes y normas aplicables.